Koulutuksen tietosuojaselosteet
-
Tietosuojaseloste Päivitetty 3.2.2023
Opiskelija- ja opintotietojen hallintarekisteri Visma
Rekisteri
Opiskelija- ja opintotietojen hallintarekisteri Visma InSchool
Rekisterinpitäjä
Suomen Urheiluopiston Kannatusosakeyhtiö
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Kaskelantie 10, 19120 Vierumäki
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jukka Leivo, rehtori
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteriä käytetään ammatillisen koulutuksen järjestämisen välttämättömien sekä toiminnassa syntyvien tietojen hallintaan.
Rekisterissä ylläpidetään opiskelijoiden henkilötiedot, opiskeluoikeuksien tiedot, opintojen suoritushallinto, opetuksen suunnittelu, resurssointi ja työjärjestykset, oppi- ja koulutussopimushallinta sekä opiskelijoiden, huoltajien, henkilöstön ja koulutuksen sidosryhmien palvelut. Rekisterissä myös ylläpidetään oppilaitokseen hakeutuvien henkilötietoja opiskelijavalintaa varten.
Rekisterien sisältämiä henkilötietoja käytetään myös opiskelijaterveydenhuollon ja kuraattoripalveluiden järjestämisessä. Koulun sidosryhmistä yksittäisten asiakkuudessa olevien oppilaiden ja opiskelijoiden tietoja käsittelevät hyvinvointialueen opiskeluhuollon kuraattorit, koulupsykologit, koulu- ja opiskeluterveydenhuolto. Tietoja käsitellään opiskeluhuoltopalvelujen ja yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi (oppilas- ja opiskelijahuoltolaki 3 §,4§ ja 5§) ja vain siinä laajuudessaan kuin työtehtävien toteuttamisen kannalta on välttämätöntä.
Rekisterin tietoja käytetään lakisääteiseen tilastointiin sekä välitetään KOSKI-palveluun. Vapaan sivistystyön tietojen siirtämiseksi KOSKI-palveluun pyydetään opiskelijalta erikseen kirjallinen lupa.
Visma InSchool -järjestelmän Primus on tietojärjestelmän ydin. Se ei tarvitse rinnalleen muuta ohjelmistoa tai järjestelmää. Julkisuuslain näkökulmasta kaikkia muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia voidaan pitää apu- ja työkaluohjelmina. Muita järjestelmään kuuluvia ohjelmia ovat Kurre sekä Kurren ja Primuksen yhteinen www-liittymä Wilma.
Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, laki vapaasta sivistystyöstä 1998/632, laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017, laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä annetun lain muuttamisesta 478/2021
Rekisterin tietosisältö
Visma InSchool -järjestelmä sisältää seuraavat henkilörekisterit:
opiskelijarekisteri sisältäen huoltajatiedot
opettajarekisteri
henkilökuntarekisteri
työpaikkaohjaajarekisteri
Opiskelijoiden henkilötiedot:
henkilötunnus
nimi
osoite
puhelinnumerot
sähköpostiosoite
sukupuoli
kansalaisuus
äidinkieli
kotikunta
opiskelijanumero (paikallinen) - OID (kansallinen opiskelijanumero)
Huoltajan tiedot (nuoret alle 18-vuotiaat):
nimi
osoite
puhelinnumero
sähköpostiosoite
Hakijan tiedot:
perustiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, kansalaisuus, äidinkieli, kotikunta)
Opettajien henkilötiedot
nimi
henkilötunnus
sähköpostiosoite
puhelinnumero
Henkilökunnan henkilötiedot:
nimi
henkilötunnus
sähköpostiosoite
puhelinnumero
Työpaikkaohjaajan/-arvioijan tiedot:
nimi
sähköpostiosoite
puhelinnumero
työpaikka
Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan hakijalta, opiskelijalta, huoltajalta, työntekijältä tai työpaikkaohjaajalta/-arvioijalta itseltään.
Lisäksi tietoja saadaan seuraavista:
Opintopolku-palvelu
toimeksiantajan lähetetiedot (Kela)
koulutukseen hakeutuminen Opintopolku.fi-palvelun kautta
työnantajien antamat tiedot
työvoimaviranomaisen antamat tiedot
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilöön kohdistuvia tietoja luovutetaan säännöllisesti viranomaistahoille, kuten Kansaeläkelaitos, työvoimaviranomaiset ja Opetushallitus, viranomaistiedonkeruiden mukaisesti:
opintoetuuksia maksaville tahoille
sähköisesti valtakunnalliseen opintosuoritusten ja opiskeluoikeuksien tietokantaan, KOSKI-palveluun
Tilastokeskukselle
tarvittaessa opiskelijoiden yksilöinti- ja yhteystietoja sekä huoltajatietoja siirretään hyvinvointialueen kuraattorien sekä koulupsykologien käyttämään opiskeluhuollon Aura-asiakassovellukseen.
Lisäksi tietoja luovutetaan
Vierumäki Sports Oy:n ravintoloille iDactor-palvelun kautta (opiskelijan oikeus maksuttomaan opiskelijaruokailuun)
käyttäjätunnushallintaa varten AD-järjestelmiin ja Priima-oppimisympäristöön
opiskelijan erillisellä luvalla sähköiseen opiskelijakorttijärjestelmä Sliceen.
Tietojen siirto EU/ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli opiskelija on menossa työharjoitteluun EU:n ulkopuolelle, välitetään vain opiskelijan perustietoja.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Paperilla oleva tausta-aineisto:
Opiskelijatiedot säilytetään valvotusti opintotoimiston ja opinto-ohjaajan lukitussa kaapissa.
Todistuskopiot säilytetään lukitussa ja palosuojatussa arkistossa.
Tietojärjestelmän aineisto:
Järjestelmän käyttö on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Rekisteri on eriytetty julkisesta verkosta, palvelintila on lukittu ja suojattu.
Tietojen varmuuskopioita säilytetään erillisessä ympäristössä. Varmuuskopioihin on pääsy vain nimetyillä henkilöillä.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 15–22 mukaan:
tietojen tarkastusoikeus
tietojen korjaaminen ja poistaminen
tietojen käsittelyn rajoittaminen
tietojen siirto
vastustamisoikeus
Oikeus vaatia tietojen korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot (TSA, artikla 16).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterinpitäjän on toteutettava asianmukaiset käsittelyyn liittyvät toimenpiteet toimittaakseen rekisteröidylle oikeudet henkilötietojen keräämistä koskevat tiedot (TSA, artiklat 13 ja 14) tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa. Rekisterinpitäjän on helpotettava 15–22 artiklojen mukaisten rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä artiklan 12 mukaisesti.
Pohjana käytetty Koulutuskeskus Salpauksen vastaavaa tiedostoa.
-
Tietosuojaseloste Päivitetty 3.2.2023
Sähköinen oppimisympäristö Priima
Rekisteri
Oppimisen ja osaamisen kehittämisen verkkoympäristön (Priima) käyttäjärekisteri
Rekisterinpitäjä
Suomen Urheiluopiston Kannatusosakeyhtiö
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Kaskelantie 10, 19120 Vierumäki
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jukka Leivo, rehtori
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään oppimisen ja osaamisen verkkoympäristön palvelun tarjoamiseksi käyttäjille.
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää käyttäjien perusyhteystietoja; nimen, sähköpostiosoitteen, käyttäjätunnuksen, salasanan ja kuvan. Lisäksi käyttäjä voi tallentaa järjestelmään täydentäviä henkilötietoja kuten kotiosoitteen ja puhelinnumeron.
Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti tietolähteet
rekisteröidyltä itseltään tullessaan asiakkaaksi, rekisteröityessään palvelun käyttäjäksi, rekisteröidyn käyttäessä palveluja tai muun asiallisen yhteyden syntyessä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välille
kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Käyttäjän nimi näkyy muille käyttäjille. Lisäksi käyttäjä voi asettaa muita henkilötietojaan näkyville muille järjestelmän käyttäjille.
Tietojen siirto EU/ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU-/ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteri on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Käyttäjärekisteriä pääsevät käsittelemään ainoastaan henkilöstön jäsenet, joilla on oppimisympäristön hallinnointioikeudet. Henkilötietojen käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyn oikeudet määräytyvät EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 15–22 mukaan:
tietojen tarkastusoikeus
tietojen korjaaminen ja poistaminen
tietojen käsittelyn rajoittaminen
tietojen siirto
vastustamisoikeus
Oikeus vaatia tietojen korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot (TSA, artikla 16).
Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Niiltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus oikeudet milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Pyynnöt on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
Dokumentin pohjana on käytetty Koulutuskeskus Salpauksen vastaavaa tiedostoa.